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费用报销实施细则

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北京修德慈善基金会费用报销实施细则

一、总则
 为规范北京修德慈善基金会资金的使用和管理,根据基金会财务管理制度,特制订费用报销实施细则。
二、行政报销
行政办公费(包括办公用品、水电、取暖、设备修理,物业等)实行预算管理。在部门预算范围内5000元以下费用开支(指小额零星支出)填写《费用报销单》由秘书长批准。5000元以上费用开支由理事长审核批准。
(一)邮电费(包括邮寄、公务电话、网络专用线等)由行政部统一办理,报销时经财务部审核后报主管领导批准执行(各类邮件由办公室负责发送并做好登记工作,报销时须附邮件存根联)。
(二)各种设备(包括专业设备、办公设备)由行政部统一购置,大额设备购置费开支按有关规定执行。日常设备购置费报销时须附设备清单及经办人签名,由财务部审核。
(三)修缮费(包括办公用房、建筑物附属设备的修缮等)由行政部统一办理。大额修缮费按有关规定执行。小额修缮费报销时须附相关合同,由财务部审核。
三、出差报销
差旅费包括城市间交通费、住宿费、伙食补贴费、公杂费,按国家和基金会规定标准执行。各部门事先须填报《出差申请表》,工作人员出差经部门负责人同意后报主管领导批准。各部门负责人出差经主管领导同意后报秘书长批准。理事会成员出差报理事长批准,由行政部办理相关手续。
(一)因公出差票务由行政部统一订购,特殊情况确需另行订购的须经行政部同意报主管领导批准。
(二)人员住宿费,理事会成员可以住单人间,一般不得超过每人每天人民币500元,一般工作人员不得超过每人每天人民币300元,凭住宿费发票给予报销,特殊情况超过标准须事先说明原因报主管领导批准。
(三)员工外埠出差一律按100元/天的标准计算发放出差补助,不足一个工作日,按一个工作日计算。
四、加班报销
因工作需要加班,确需在外用餐按每人每餐人民币20元标准执行。报销时相关部门应书面说明情况并报主管领导批准。
五、人员费用
人员费用(包括工资、津贴、社会保险)由行政部按相关规定核定,经财务部复核后,报秘书长批准执行;基金会福利经费由行政部提出预算方案,经财务部复核后提交秘书长审定执行。
六、借款及报销
 
因公需要借用现金,须填写《借款申请单》,由部门领导签字同意后,报秘书长批准,并由财务处部按现金管理要求审核后办理相关手续。
借用的现金应及时办理报销手续。借用现金出差,回京一周内办理报销手续。前账未结清一律从严控制,不得再借款,若确因业务需要须书面说明原因报主管领导和秘书长批准。
财务部负责报销费用原始凭证的审核,按规定需报销的原始凭证必须符合以下各项要求,否则一律不予报销:
(一)取得的发票必须为正式真实发票;
(二)发票填写字迹清楚、付款单位填全称、要素齐全;
(三)购买物品时,一张发票填写不下时,应附加盖供货方印章的货物清单等单据;
(四)人民币3000元以上发票背面要2名经手人签字;
(五)特殊情况开支的,如加工费、制作费、工程款或金额超过五万元人民币的付款一律凭合同书。
(六)参加相关单位组织的会议或培训班费用的报销,须在票据后附会议通知(邀请函)及领导审批意见。
每周三为现金报销时间。报销人必须于当日11:30之前把经过审批签字后的报销单交给财务人员;当日下午为领取现金时间,无特殊原因,当日不领取者只能于下个报销日
 
领取。1000元以上的现金报销,必须提前一天通知出纳,以便准备现金。平时每天均受理正常的对外货款收支、差旅费及一般采购预支款。特殊情况将另行办理。
出国报销费用的标准按国家规定执行。
七、附则
(一)本办法自理事会2019  9   26 日通过之日起施行,秘书长监督实施。
(二)本办法的修订由秘书长提出修改意见,报理事会审议通过后施行。


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